La mejora de procesos empresariales (BPI) implica analizar y mejorar los procesos empresariales existentes para aumentar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad de la empresa. La BPI se está volviendo más importante a medida que los márgenes se reducen, las industrias se vuelven más competitivas y los consumidores esperan más de las empresas de las que compran.
Empresas de todos los tamaños han implementado prácticas de BPI en los últimos años. Por ejemplo, la empresa de ropa Zara ha invertido fuertemente en mejorar su cadena de suministro, centrándose en la agilidad y la velocidad en lugar de depender de materiales y mano de obra baratos. Esto ha permitido a la empresa soportar las fluctuaciones del mercado, soportando la turbulencia que ha llevado a muchas otras empresas de ropa a cerrar en los últimos años.
Por qué la mejora de procesos empresariales es crítica para las organizaciones
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La BPI ayuda a las organizaciones a evaluar sus procesos existentes e identificar posibles cuellos de botella o ineficiencias. Por ejemplo, prácticas de servicio al cliente ineficientes podrían llevar a la pérdida de clientes y de ingresos.
Las herramientas heredadas de la cadena de suministro y el cumplimiento manual de pedidos a menudo resultan en procesos lentos, errores y baja productividad. Confiar en flujos de trabajo obsoletos puede aumentar los costos, reducir la satisfacción del cliente y crear gastos adicionales por devoluciones o errores.
Aquí está cómo la BPI puede ayudar a mejorar estas áreas:
- Ahorro de costos. Eliminar redundancias, despejar cuellos de botella y mejorar la utilización de recursos puede ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero.
- Mejora de la calidad. Al identificar ineficiencias y áreas donde es probable que ocurran errores, BPI puede mejorar el control de calidad.
- Entrega más rápida. Racionalizar todo, desde la cadena de suministro hasta el cumplimiento de pedidos, permite tiempos de entrega más rápidos.
- Mejor cumplimiento. Mejor registro y trazabilidad ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones.
- Satisfacción del cliente. Tiempos de entrega más rápidos, productos de mayor calidad y una comunicación más eficiente, todo ello conduce a una mayor satisfacción del cliente.
Enfoques y metodologías comunes de BPI
Existen varios diferentes enfoques para BPI, incluyendo:
- Lean la mejora de procesos se centra en eliminar el desperdicio y asignar recursos para producir valor para los clientes. Las grandes organizaciones a menudo usan este método para identificar departamentos inflados o procesos ineficientes que desperdician tiempo y dinero.
- Six Sigma es un proceso basado en datos que busca reducir defectos y variabilidad, mejorar la eficiencia y aumentar la confiabilidad. El valor de Six Sigma es más evidente en la industria manufacturera, donde la eliminación de defectos de productos ayuda a reducir el desperdicio y aumentar la satisfacción del cliente.
- Kaizen es una práctica que lleva el nombre de una filosofía japonesa. Se centra en la mejora continua e incremental y ayuda a las empresas a mantenerse competitivas. Muchas empresas de tecnología y automotrices han implementado Kaizen.
- Gestión de procesos empresariales (BPM) es un método estructurado que implica analizar, diseñar, implementar y monitorear flujos de trabajo. La versatilidad de este enfoque se presta a todo, desde el comercio minorista hasta el desarrollo de software.
Pasos en el ciclo de mejora de procesos empresariales
El ciclo de BPI implica cinco pasos clave:
- Identificar. Considere sus operaciones actuales e identifique áreas de mejora. Eso podría ser eliminar cuellos de botella, mejorar la calidad del producto o aumentar los ingresos. Elija un área para trabajar a la vez.
- Analizar. Documente el proceso actual a fondo. Identifique ineficiencias, cuellos de botella, áreas propensas a errores y otros problemas que perturban sus operaciones.
- Rediseñar. Usando la información de la etapa anterior, puede desarrollar un nuevo proceso que cumpla con el objetivo deseado. Antes de implementar nuevas herramientas, defina indicadores clave de rendimiento (KPIs) para rastrear tanto los flujos de trabajo actuales como los actualizados. Este enfoque le permite probar los nuevos procesos a pequeña escala para asegurarse de que funcionen antes de un despliegue completo.
- Implementar. Elija un momento para implementar el nuevo proceso, preferiblemente cuando las cargas de trabajo sean ligeras, de modo que tenga suficiente tiempo y flexibilidad para hacer ajustes si es necesario.
- Monitorizar. La BPI no es un proceso lineal; es un ciclo continuo. Después de implementar cambios, monitoreará los KPI para determinar si fueron exitosos. Luego, puede usar los resultados para refinar el proceso o explorar otras áreas para mejorar.
Herramientas y tecnologías que apoyan la BPI
La toma de decisiones basada en datos es una piedra angular de la BPI. Tener acceso a información sobre su cadena de suministro, rendimiento de ventas, retención de clientes y otros datos ayuda a identificar debilidades y problemas potenciales con sus procesos.
Algunas populares Herramientas de BPI incluir:
- El software de mapeo de procesos puede ayudarle a hacer diagramas de flujo, visualizar flujos de trabajo y planificar mejoras de procesos.
- Los tableros de rendimiento proporcionan una visión general rápida de la cadena de suministro, el servicio al cliente u otras operaciones.
- Las herramientas analíticas identifican patrones y generan conocimientos basados en la información mostrada en el tablero de rendimiento.
- El software de minería de procesos analiza los registros de eventos de software, crea visualizaciones, destaca cuellos de botella e identifica errores comunes u operaciones en la sombra.
- Sistemas de automatización de flujo de trabajo racionalizan los procesos que se repiten a menudo. Estos sistemas vienen en muchas formas, desde plataformas complejas con lenguajes de secuencias de comandos sofisticados hasta plataformas de bajo o ningún código que se pueden configurar usando una interfaz de arrastrar y soltar. La automatización puede variar desde "si esto sucede, dispara una alerta/envía un correo al cliente" hasta flujos de trabajo más complejos.
- Automatización de procesos robóticos ayuda a agilizar las operaciones de fabricación y cadena de suministro. Los sistemas de cobots (diseñados para trabajar junto a humanos) se pueden utilizar en este entorno para combinar la precisión y velocidad de los robots con la flexibilidad de la inteligencia humana.
Cómo identificar las necesidades de mejora de procesos de su negocio
Si estás comenzando a implementar mejoras en los procesos de negocio en tu organización, concéntrate en estas áreas operativas clave como posibles objetivos:
- Cuellos de botella en la producción o entrega
- Errores en la fabricación
- Quejas comunes de los clientes
- Costos excesivos (ya sea en el cumplimiento de pedidos, costos de materiales u otros gastos generales)
- Moral de los empleados
Evalúa los KPI como:
- Margen de ganancia bruta
- Tasa de abandono de clientes
- Tasas de conversión
- Tiempos de ciclo de proceso
- Rotación de inventario
- Puntuaciones CSAT (puntuaciones de satisfacción del cliente)
Estos KPI pueden ayudarte a identificar problemas potenciales para que puedas examinar los procesos relacionados más de cerca e identificar puntos críticos. Además de los KPI cuantificables, considera pedir comentarios cualitativos a clientes y empleados.
Al evaluar tus procesos, podrías descubrir varios problemas interconectados. Intenta solucionar solo uno o dos a la vez para evitar problemas inesperados. La mejora de procesos empresariales es una tarea continua que involucra mejoras incrementales constantes. Busque pequeños cambios que generen un valor claro dentro de su organización.