El uso excesivo de herramientas de monitoreo de empleados puede conducir a resultados graves, como desconfianza, preocupaciones de privacidad, baja moral y una salida de personal.
Matt Cardy/Getty Images
Las tecnologías de vanguardia, como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la robótica, han facilitado más que nunca que la gerencia vigile a los empleados, ya sea que estén conscientes de ello o no.
Ese escenario presenta un problema para todos, incluida la alta dirección, ya que el uso excesivo de herramientas de monitoreo de empleados puede llevar a consecuencias graves para los trabajadores, especialmente la desconfianza, preocupaciones de privacidad, baja moral y una salida de personal que ha tenido suficiente.
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Los expertos en el lugar de trabajo dicen que importa cómo se monitorea a los empleados. Por ejemplo, la ansiedad aumenta cuando el personal es pasivamente monitoreado, generalmente con herramientas digitales impulsadas por IA que operan silenciosamente cuando rastrean horas de oficina, actividad de aplicaciones móviles o visitas a sitios web.
La presión disminuye cuando los miembros del equipo son monitoreados activamente, con los empleados plenamente conscientes cuando inician y terminan su jornada laboral. Por eso encontrar un punto medio con el personal es clave.
El software de seguimiento de trabajadores funciona como una aspiradora, absorbiendo datos que pueden estudiarse y usarse de muchas maneras.
“Las empresas implementan software de monitoreo de empleados que funciona rastreando actividades en dispositivos de la empresa, recopilando datos desde pulsaciones de teclas y uso de aplicaciones hasta actividad de red y navegación en sitios web,” dijo Peter Miscovich, líder global del futuro del trabajo en JLL, una empresa internacional de servicios y tecnología inmobiliaria comercial. “Los datos de seguimiento de empleados se compilan en informes y paneles, proporcionando a los gerentes información sobre productividad y seguridad, y pueden aprovecharse para mejorar el rendimiento humano cuando se gestionan adecuadamente.”
Con el software de seguimiento avanzado con IA en juego, se puede rastrear la actividad de un empleado desde el momento en que se conecta a su computadora o portátil de la empresa al inicio de la jornada laboral. “El software de seguimiento de empleados categoriza el tiempo que el empleado pasa durante el día laboral, identificando aplicaciones informáticas relacionadas con el trabajo versus no relacionadas con el trabajo, ya que el software puede rastrear todos los niveles de actividad humana a computadora relacionados con el trabajo,” señaló Miscovich.
Sin embargo, los sistemas de seguimiento de empleados no tratan solo de limitar las libertades de los miembros del equipo en el trabajo.
“A menudo, el software de seguimiento de empleados proporciona a los gerentes información sobre el rendimiento a través del análisis de IA de los patrones de trabajo diarios del empleado, lo que puede ayudar a detectar el riesgo de agotamiento así como proporcionar monitoreo para posibles amenazas de seguridad,” añadió Miscovich.
Tras la revisión, los datos agregados de seguimiento de empleados pueden informar la gestión de “personas” de recursos humanos e influir en las evaluaciones de rendimiento de los empleados. “En ese momento, puede proporcionar recomendaciones a largo plazo sobre eficiencia y efectividad operativa relacionada con el trabajo,” dijo Miscovich.
La falta de confianza en el software de seguimiento es un problema amplio y depende mucho de quién lo evalúe.
“Alguien podría simplemente ver a un empleado revisando rápidamente una publicación en TikTok”, dijo Jan Hendrik von Ahlen, director general de JobLeads, una plataforma global de servicios de carrera. “Otros simplemente no creen que las personas puedan desempeñarse bien con libertad y flexibilidad”, lo cual es un signo de una cultura empresarial disfuncional.
Una gran ventaja del seguimiento estricto de empleados es ganar, o intentar ganar, control sobre lo que todos están haciendo en un momento dado en la empresa, pero ese beneficio tiene un costo significativo.
“Las desventajas incluyen la pérdida total de confianza, preocupaciones de privacidad, menor productividad y moral, y potencialmente menor retención de personal”, señaló Hendrik von Ahlen. “También seguramente afectará el equilibrio entre el trabajo y la vida personal al trabajar de forma remota y contribuirá a una cultura empresarial basada en el miedo.”
Por lo tanto, con dos categorías de seguimiento de empleados involucradas, depende de la administración asegurarse de priorizar herramientas que ofrezcan a los líderes de la empresa una visión general y anonimizada de lo que está sucediendo en los equipos. Con demasiada frecuencia, ese no es el caso, dicen los expertos en el lugar de trabajo.
“La forma correcta de pensar sobre el seguimiento de empleados es cómo usar datos agregados y respetuosos de la privacidad para detectar problemas temprano y apoyar a las personas antes de que los problemas se agranden”, dijo David Shim, CEO de Read AI, una plataforma de análisis de productividad y reuniones. “Si no estás construyendo confianza, estás perdiendo el sentido. No verás ni adopción ni impacto, y luego quedarás atrás.”
Para los empleadores, el mayor problema con la monitorización de trabajadores es la claridad.
“Cuando todos entienden a dónde va el tiempo, los equipos pueden priorizar mejor, detectar ineficiencias y tener conversaciones más basadas en hechos sobre la carga de trabajo y los resultados”, dijo Jared Brown, CEO de Hubstaff, una firma de soluciones de gestión de fuerza laboral remota que ayuda a más de 95,000 negocios a trabajar con equipos remotos. “Esto da contexto a todo.”
La desventaja viene cuando estas herramientas se implementan sin transparencia o sin aportes del equipo. “Si las personas no entienden qué se está rastreando y por qué, se erosiona la confianza”, señaló Brown. “La transparencia no es opcional, es fundamental.”
Esa transparencia debería comenzar antes de que se active la herramienta. “Los equipos, y no solo el liderazgo, deberían saber qué se está rastreando, cómo se usan los datos y cómo les beneficia”, señaló Brown.
El consejo de Brown para cualquier empresa es simple: usar los datos de seguimiento para empoderar, no para vigilar. “Compartan los informes abiertamente y hablen sobre lo que significan los números”, dijo. “Animen a los empleados a ver sus propios datos y a usarlos para gestionar su tiempo y objetivos. Cuando todos tienen la misma visibilidad, la rendición de cuentas se comparte, no se impone.”
Si los responsables de la toma de decisiones de la empresa quieren utilizar alguna forma de seguimiento de empleados, el mejor camino a seguir es ser lo más honesto posible con los empleados.
“Aclarar por qué están haciendo esto, tanto para ustedes mismos como para el equipo”, dijo Hendrik von Ahlen. “Involucren a los empleados temprano en el proceso de implementación, recopilen comentarios y tengan cuidado al elegir el software adecuado.”
Además, los empleadores deben diferenciar entre las herramientas que ayudan a las personas a ser más productivas (por ejemplo, al rastrear sesiones de 'trabajo profundo') y aquellas que hacen que las personas sientan que están siendo espiadas.
“Establezcan políticas claras, enfóquense en la seguridad de los datos e intenten encontrar el equilibrio adecuado”, agregó Hendrik von Ahlen. “Recuerden que su enfoque principal siempre debe ser los resultados de la empresa y el progreso, en lugar del control de las personas.”
