Un movimiento estratégico de fin de año para emplear o ajustar como una especie de limpieza organizativa es una auditoría de Mantener-Matar-Cambiar. Así es como funciona.
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En un momento en que la complejidad organizacional está aumentando y la simplicidad es opcional, el éxito en 2026 podría depender de líderes que elijan la simplicidad con propósito.
Entonces, una pregunta a considerar al entrar en el nuevo año:
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Una maniobra estratégica de fin de año para emplear o perfeccionar como una especie de limpieza organizacional es una auditoría de Mantener-Matar-Cambiar.
Las reuniones ineficientes o infladas por sí solas están costando millones a las empresas. Los estudios muestran que el tiempo de reunión se ha triplicado desde 2020 con la proliferación del trabajo remoto. El psicólogo organizacional Steven Rogelberg realizó un estudio que encontró que los empleados a tiempo completo ahora promedian alrededor de 18 horas por semana en reuniones, lo que equivale a una inversión anual de $80,300 por empleado cada año. Solo para estar en reuniones. Los asistentes encuestados estimaron que alrededor de 5.7 de esas horas semanales fueron “perdidas.”
Varios de esos empleados podrían haberse saltado la reunión (siempre que se mantuvieran informados sobre las decisiones relevantes que se tomaron) y haber sido más productivos haciendo otras cosas. El estudio de Rogelberg concluyó que había una inversión potencial "desperdiciada" de más de $25,400 por empleado.
Eso significa que las empresas de tamaño promedio están perdiendo $2-3 millones por año en reuniones, y las grandes empresas (más de 5,000 empleados) están perdiendo hasta $100 millones por año.
Este ejercicio obliga a priorizar y aclarar, así como a compartir un lenguaje común entre equipos.
“En construcción, recorres el sitio para detectar qué te está ralentizando, qué es inseguro y qué necesita un rediseño. Trato los flujos de trabajo de la misma manera, práctico, honesto y enfocado en lo que realmente hace avanzar los proyectos”, dijo Greg Batista, presidente de G Batista Engineering & Construction. “He aprendido que los equipos generalmente no notan los problemas con el proceso que han tenido durante todo un año.
“‘Si esta tarea desapareciera mañana, ¿qué se rompe?’ es la única pregunta que hago cuando realizamos estas auditorías”, dijo Batista. “Las cosas suelen ir como deberían la mayoría de las veces. Las empresas se atascan cuando tratan cada trabajo como si fuera crítico. Así es como comienza a formarse el exceso.”
Un componente clave de una auditoría de calidad de mantener-eliminar-cambiar es ejecutarla con datos, no con opiniones, aunque los puntos de fricción reportados y las medidas cualitativas siguen siendo necesarias para lograr una visión holística.
“La mayor trampa potencial para realizar una auditoría efectiva de mantener, eliminar o cambiar es apresurarse en ella o verla como un trámite, lo que podría frustrar a su equipo”, dijo Johannes Hock, presidente de Artificial Grass Pros. “Para evitar estos escollos, estructure su auditoría por función, integre tanto datos cualitativos como cuantitativos para proporcionar una imagen completa, y programe reuniones de seguimiento para asegurar que sus acciones creen un cambio duradero.”
Otras estrategias para llevar a cabo estos ejercicios de eficiencia incluyen asegurarse de que cada equipo tenga voz en el proceso y que los cambios se implementen con transparencia respecto a por qué se están realizando.
“Una revisión de mantener, eliminar, cambiar se convierte en una herramienta mucho más poderosa cuando todos los empleados pueden describir el momento en su semana que los hace detenerse, encontrar una solución alternativa o hacer una suposición”, dijo Eliot Vancil, CEO de Fuel Logic, una empresa de soluciones de gestión de combustible. “Estas micro-desaceleraciones dicen más verdad sobre su empresa que todo su informe trimestral.
“Proporciono a mis gerentes una estructura para las discusiones de revisión de mantener, eliminar, cambiar de modo que cada empleado identifique al menos una desaceleración recurrente y asigne un costo tangible a la desaceleración,” dijo Vancil. “Un despachador, por ejemplo, podría mostrar que una orden de combustible poco clara crea tres llamadas adicionales que suman $30 de mano de obra y 10 minutos de retraso adicional cada vez. Una vez que se proporciona este detalle, tienes la capacidad de determinar si deseas continuar utilizando el mismo proceso, eliminar los malos hábitos o cambiar el sistema general basado en datos claros. El problema surge cuando la revisión comienza a incluir opiniones subjetivas en lugar de proporcionar números tangibles que todos los empleados entienden.”
Batista dijo que busca puntos de fricción en la categoría de “cambio”.
“Como tener que hacer el mismo trabajo una y otra vez, no estar seguro de quién es responsable de qué, o flujos de trabajo que necesitan cinco traspasos para terminar un pequeño trabajo,” dijo. “Ahí lo tienes: los impulsores de costos secretos. Puedes hacer más sin gastar dinero una vez que los solucionas.”
Otra idea importante es que este ejercicio debería convertirse en parte del ritmo de liderazgo, no solo una purga única.
“La auditoría ayuda a mi equipo a categorizar el trabajo en términos de uso del tiempo, costo e impacto en el resultado, para que se conserven las actividades de alto valor, se eliminen las tareas de bajo valor y se rediseñen los procesos que requieren mejoras,” dijo Jason Vaught, director de contenido y marketing en la firma de marketing SmashBrand.
“Los procesos generadores de valor, los protocolos de seguridad y los procedimientos orientados al cliente siempre se mantienen, mientras que los informes no esenciales, la duplicación manual y las tareas con impacto insignificante se eliminan,” dijo Vaught. “Las iniciativas de cambio se centran en cuellos de botella en el flujo de trabajo, brechas de comunicación y estandarización de tareas, manteniendo la responsabilidad y la claridad en los equipos. En mi práctica, la auditoría de fin de año ahorra mano de obra, previene oportunidades perdidas y alinea las prioridades del personal con los objetivos organizacionales, produciendo ganancias medibles en eficiencia y moral.”
