Los agentes de IA pueden reducir el tiempo de las reuniones del equipo y permitir que el personal se concentre en lo que realmente importa. Pero hay ventajas y desventajas.
-1920x1280.jpg)
Tom Merton/Getty Images
Datos de McKinsey muestra El 65% de las empresas estadounidenses están experimentando con agentes de IA en el trabajo, con más empresas tolerando e incluso alentando a los empleados a enviar un agente de IA como representante a una reunión digital en su nombre.
Puede que no funcione para los presentadores de reuniones (todavía), pero los agentes de IA pueden reducir el tiempo de las reuniones de equipo y permitir que los empleados eviten reuniones y se concentren en lo que realmente importa. Como de costumbre en la fase temprana de implementación de inteligencia artificial en el lugar de trabajo, hay ventajas y desventajas al usar un agente de IA como representante en reuniones de empresa, y cualquiera que considere esta práctica debe conocer ambos lados del problema.
Únete a más de 500.000 lectores que comienzan su día con Quartz.
Al suscribirte, aceptas nuestros Términos de servicio y Política de privacidad.
Estos son los factores que más importan en las reuniones con agentes de IA, tanto para ejecutivos como para empleados.
Según Microsoft $MSFT, desde febrero de 2020, los usuarios han aumentado su asistencia a las reuniones de Teams en un 300% en comparación con años anteriores. “Los datos muestran que el 35 % del tiempo dedicado a reuniones se desperdicia debido a una mala planificación, objetivos vagos y la invitación de personas que no pertenecen a la reunión”, dijo Kishore Bitra, líder del equipo de ingeniería de colaboración en la Ciudad de Baltimore (MD). “Las reuniones de mayor duración resultan en una cantidad aún mayor de tiempo desperdiciado.”
En consecuencia, una gran ventaja de los representantes de reuniones de IA es la eficiencia. “Me encanta cómo los agentes pueden capturar de manera confiable los puntos clave y los seguimientos, lo que, por supuesto, ayudará a liberar tiempo en los horarios de las personas”, dijo Chris Sorensen, CEO de PhoneBurner y ArmorHQ, dos plataformas de ventas SaaS B2B. “También facilitan el compartir información entre equipos.”
Sorensen, que permite el uso de agentes de IA en sus empresas, dijo que “no es fanático” de que su equipo se vuelva demasiado dependiente de la práctica. “No quiero verlo todo el tiempo, pero en general no tengo problemas”, señaló. “Encuentro que los agentes de IA funcionan bien cuando 3-4 miembros de un equipo no asisten a una llamada.” Sorensen dijo que tal vez un miembro del equipo puede estar presente físicamente y el agente de IA puede tomar notas, resumir decisiones y conclusiones, así como rastrear elementos de acción clave para los demás.”
Sorensen dijo que pueden surgir problemas cuando reemplazan silenciosamente la presencia humana en discusiones “que requieren juicio, responsabilidad o construcción de relaciones.”
El Dr. Shawn DuBravac, CEO y presidente de Avrio Institute, una firma de asesoría que brinda servicios de consultoría e investigación sobre transformación digital a ejecutivos de nivel C, dijo que usa personalmente agentes de IA en las reuniones de la organización.
“Los uso en forma de tomadores de notas en todas las reuniones virtuales, incluidas tanto las a las que asisto como las que no asisto”, dijo. “Usar agentes de IA como suplentes de reuniones no es inherentemente poco ético, pero sí requiere intención.”
DuBravac dijo que está bien con que el personal de la empresa use un agente de IA para escuchar, grabar, resumir, organizar tareas y, en general, ayudar a coordinar esfuerzos. “Eso es aumento, no engaño”, señaló. “Definitivamente pueden surgir problemas si se utiliza la IA para crear la ilusión de presencia o participación sin divulgación.”
Bitra aconseja a los responsables de la toma de decisiones de la empresa identificar tipos aprobados de reuniones que puedan involucrar agentes de IA. “Eso podría ser con actualizaciones de estado regulares e informes informativos”, dijo. “Las reuniones que deben realizar los humanos incluyen revisiones de personal, acciones disciplinarias, asuntos legales, discusiones de estrategias de alto riesgo y temas sindicales o de recursos humanos sensibles.”
Otra luz verde es motivar a las personas a usar agentes de IA para reducir la asistencia a reuniones más mundanas, “pero no para saltarse discusiones importantes u oportunidades para construir relaciones que necesitan interacción y comprensión humanas”, aconsejó Bitra.
Además, apague los bots de consumidores que se unen automáticamente a las reuniones a menos que hayan sido específicamente autorizados y configurados de acuerdo con las pautas de gobernanza. “Los administradores de TI también deberían bloquear el uso automático de cualquier bot disponible en el mercado; debe verificarse antes de ponerlo a disposición de los usuarios finales”, señaló.
Las empresas deben crear una política clara sobre el uso y también socializar las normas culturales en torno al uso corporativo. “Las empresas también pueden comenzar con reuniones de bajo riesgo, como actualizaciones de rutina o llamadas de estado recurrentes”, dijo DuBravac. “Las empresas también deben asegurarse de que los agentes de IA y los encargados de tomar notas logren lo que desean: mejores reuniones y decisiones mejores/más rápidas.”
La dirección debe abordar los problemas que rodean a los agentes de IA en las reuniones de la empresa y aclarar el aire para que todos comprendan los pros y los contras de avanzar con los apoderados de reuniones de IA.
“Hay muchas ventajas en usar agentes de IA”, señaló DuBravac. “Los agentes de IA pueden absorber información, generar resúmenes limpios, extraer decisiones y rastrear compromisos, permitiéndonos pasar más tiempo en juicio, creatividad y ejecución.”
También pueden reducir la fatiga de las reuniones, mejorar la documentación y crear una memoria institucional que la mayoría de las organizaciones carecen. “He encontrado que esta última parte es muy beneficiosa para mi firma”, dijo.
También hay posibles desventajas.
“La IA puede perder matices que los humanos captan, y hemos descubierto que los agentes de IA son buenos para entender lo que se dijo, pero no por qué se dijo”, agregó DuBravac. “Los agentes de IA, al menos ahora, pierden la dinámica política. La dependencia excesiva también puede debilitar las relaciones del equipo si las personas sienten que los miembros del equipo o los líderes están ausentes.”
